Belge Taraması İçin Tarayıcı Seçimi: ADF, DPI ve Çift Yüz

Ofiste belge tarayan bir tarayıcıyı seçerken karar, çözünürlük rakamından değil kâğıdın makineye nasıl girdiğinden çıkar. Günde yüzlerce sayfa evrak tarayan bir muhasebe biriminde otomatik besleyici ve çift yüz tarama, yüksek dpi değerinden kat kat önemlidir. Çözünürlük ancak fotoğraf, çizim ya da küçük puntolu teknik belge taranacaksa belirleyici hale gelir.

Tarayıcı tipleri ve hangi işe denk geldikleri

Üç gövde tipi vardır ve işler karıştığında yanlış makine alınır.

Besleyici: ölçülecek iki değer

Otomatik besleyicide tek bir rakama bakmak yanıltır. Besleyiciye bir seferde kaç sayfa konabileceği ile cihazın günlük dayanabileceği sayfa sayısı iki ayrı değerdir. Deste kapasitesi iş akışını, günlük kapasite ise cihazın ne kadar dayanacağını belirler. Arşiv taraması gibi dönemsel yoğun işlerde ikincisi gözden kaçar ve cihaz birkaç ay sonra kâğıt sıkıştırmaya başlar.

Besleyicinin kâğıt yolu da sorulmalıdır. Kâğıdı keskin bir kıvrımdan geçiren yollar, kalın karton ve zarf gibi malzemede sıkışır. Düz geçiş sunan modeller bu tür belgeyi daha rahat alır.

Çift yüz tarama: iki ayrı yöntem

Çift yüz tarama yazan her cihaz aynı işi yapmaz. Bazı modeller iki tarama kafası taşır ve sayfanın iki yüzünü tek geçişte okur. Diğerleri sayfayı bir yüz tarayıp çevirir ve ikinci kez geçirir. İkinci yöntem aynı sonucu verir ama süreyi belirgin biçimde uzatır ve kâğıdı iki kat yorar.

Formların arkası sık sık boş olduğu için, boş sayfayı otomatik atan bir işlev varsa taranan dosya boyutu ve sonradan ayıklama işi küçülür. Bu, arşiv taramasında işlem süresinden daha çok zaman kazandıran ayrıntıdır.

DPI kararı: ne zaman yükseltilir

Çözünürlüğü gereksiz yükseltmek dosya boyutunu büyütür, tarama süresini uzatır ve arşiv disk ihtiyacını artırır. Pratikte karar şu ayrımla verilir:

• Düz metin evrak: okunabilirlik yeterlidir; metin tanıma da bu seviyede çalışır.
• Küçük puntolu teknik belge, dipnot, tablo: bir kademe yukarısı metin tanıma hatasını azaltır.
• Fotoğraf, mühür, ıslak imza ayrıntısı: yüksek çözünürlük ve renk derinliği gerekir.
• Çizim ve plan: çözünürlükten çok tarama alanı belirleyicidir; sayfanın tamamı sığmalıdır.

Metin tanıma kullanacaksanız gri tonlamalı tarama, siyah beyaza göre daha iyi sonuç verir; çünkü harf kenarları kesilmez. Siyah beyaz yalnızca dosyayı küçültmek içindir.

Bağlantı, besleme ve kurulum tarafı

Tarayıcı masanın neresinde duracaksa bağlantı ona göre seçilir. USB ile bağlı tarayıcı yalnızca bağlı olduğu bilgisayardan kullanılır; birimin tamamı tarayacaksa ağ bağlantısı ya da ağda paylaşılmış bir bilgisayar gerekir. Ağ üzerinden tarayan cihazlarda sabit adres vermek, cihazın adres değiştirdiğinde kaybolmasını önler.

Besleme tarafında iki kalem gözden kaçar. Yüksek hızlı besleyicili modeller kendi güç adaptörüyle çalışır; masada ayrı bir priz ister. Yalnızca USB ile beslenen taşınabilir modeller ise uzun kablo ya da hub arkasında güç yetersizliği yaşayabilir, bu durumda tarama ortasında kopar. Taşınabilir tarayıcıyı bilgisayarın doğrudan portuna bağlamak bu belirtiyi ortadan kaldırır.

Taranan belge nereye gidiyor

Tarayıcı seçimi, taranan dosyanın nerede duracağı kararıyla birlikte verilir. Çift yüz ve yüksek çözünürlükle taranan bir arşiv, beklenenden hızlı büyür ve birkaç yıl sonra ofisteki yedek diskini doldurur. Bu yüzden tarama ayarını seçerken sayfa başına oluşan dosya boyutunu bir kez ölçmek, toplam arşiv ihtiyacını kabaca hesaplamak için yeterlidir: bir deste tarayıp çıkan klasörün boyutunu sayfa sayısına bölmek pratik bir ölçümdür.

İkinci karar dosya biçimidir. Metin tanıma uygulanmış belge dosyaları içinde arama yapılmasına izin verir; görüntü olarak saklanan tarama ise yalnızca dosya adıyla bulunur. Arşivin yıllar sonra kullanılabilir olmasını belirleyen şey tarayıcının çözünürlüğü değil, dosya adlandırma ve klasör düzeninin baştan kurulmuş olmasıdır. Tarayıcıyı devreye alırken varsayılan kayıt klasörünü ve adlandırma biçimini de ayarlamak, sonradan binlerce dosyayı yeniden düzenlemekten kolaydır.

Kurumsal kullanımda sorulacak sorular

• Günde yaklaşık kaç sayfa taranacak, dönemsel yığılma var mı?
• Belgelerin kaçı çift yüz, kaçı tek yüz?
• Cilt, kitap ya da yapışkanlı belge taranacak mı?
• Taranan dosya nereye gidecek ve metin tanıma gerekiyor mu?
• Cihaz tek kişi mi, birim mi kullanacak?
• Arşivin büyüyeceği disk kapasitesi planlandı mı?

Kısa kontrol listesi

Deste kapasitesi iş akışına, günlük kapasite ömre karşılık gelir. Çift yüz taramada tek geçiş süreyi yarıya indirir. Çözünürlük işi belirler, cihazı değil. Bağlantı, cihazı kaç kişinin kullanacağına göre seçilir. Cihazın ürün sayfasındaki teknik özelliklerde yazılı değerler esastır.

DataPower, bilgisayar çevre birimleri ve bağlantı ürünlerinde ofis kurulumlarına yönelik seçenekleri bir arada tutar; ürünler sayfasından kapsamı inceleyebilirsiniz.